Weitere Berichte

Angaben zu Unternehmens­führungs­praktiken

Berichterstattung

Es ist das Ziel der Merck KGaA, aktuelle Informationen an alle Aktionäre, Medien, Finanzanalysten und die interessierte Öffentlichkeit weiterzugeben und hierdurch größtmögliche Transparenz zu schaffen. Deswegen tritt Merck zeitnah und über eine große Bandbreite von Kommunikationsplattformen mit allen Interessierten in einen Dialog über die Unternehmenslage und geschäftliche Veränderungen. Zu den Grundsätzen von Merck zählt die sachlich richtige, umfassende und faire Informationsversorgung.

Über die Website (www.merckgroup.com) als wichtigste Veröffentlichungsplattform lassen sich weltweit sowohl publizitätspflichtige als auch nicht publizitätspflichtige Informationen abrufen. Neben einem umfassenden Finanzkalender sind hier die Quartalsmitteilungen beziehungsweise Quartals- und Halbjahresfinanzberichte über einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren in Deutsch und Englisch abrufbar. Es werden auf der Website außerdem Ad­hoc-Mitteilungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben über Umstände und Tatsachen veröffentlicht, von denen eine Relevanz für den Börsenkurs der Merck-Aktie erwartet werden kann.

Eine weitere Plattform zum Dialog bieten regelmäßig stattfindende Pressekonferenzen, Investorenmeetings im Rahmen von Investorenkonferenzen sowie Roadshows. Auch die hierfür erstellten Unternehmenspräsentationen sind über die Website der Merck KGaA abrufbar. Ferner steht das Investor-Relations-Team privaten sowie institutionellen Investoren für weitere Auskünfte zur Verfügung. Zur Gewährleistung einer größtmöglichen Transparenz sind alle Dokumente rund um die jährlich stattfindende Hauptversammlung über die Website zugänglich. Außerdem findet generell eine zumindest teilweise Liveübertragung der Hauptversammlung im Internet statt. Die Hauptversammlung vom 22. April 2022 wurde erneut virtuell durchgeführt und daher vollständig live im Internet übertragen.

Umgang mit Insiderinformationen

Der ordnungsgemäße Umgang mit Insiderinformationen ist uns ein besonderes Anliegen. Das von uns eingerichtete Insiderkomitee prüft das Vorliegen von Insiderinformationen, sorgt für die Einhaltung der rechtlichen Pflichten und bereitet gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen vor. Die Mitglieder des Insiderkomitees werden von der Geschäftsleitung eingesetzt, zumindest zwei Mitglieder gehören zur Konzernfunktion Group Legal & Compliance. Das Insiderkomitee tritt in regelmäßigen Abständen oder anlassbezogen zusammen, wenn dies erforderlich erscheint. Die Letztentscheidungsbefugnis für den Umgang mit möglichen Insiderinformationen liegt beim für Finanzen zuständigen Geschäftsleitungsmitglied.

Die Geschäftsleitung hat zum Zweck eines qualitativ hochwertigen Schutzes von Insiderinformationen eine weltweit im Merck-Konzern anwendbare interne Insiderrichtlinie erlassen. In dieser werden die Mitarbeitenden über ihre insiderrechtlichen Pflichten informiert und es werden klare Handlungsanweisungen gegeben. Zudem wird die Tätigkeit des Insiderkomitees ausführlich beschrieben. Darüber hinaus ist auch in unserem für alle Mitarbeitenden verpflichtenden Verhaltenskodex ein ausdrücklicher, ausführlicher Hinweis auf das Verbot des Gebrauchs von Insiderinformationen enthalten. Alle Mitarbeitenden werden im Rahmen der obligatorischen Schulungen zum Verhaltenskodex wie auch in speziellen Schulungen zum Insiderrecht über die zentralen Vorgaben zum Insiderhandel geschult.

Rechnungslegung und Abschlussprüfung

Die Merck KGaA stellt ihren Konzernabschluss und den zusammengefassten Lagebericht nach den am Abschlussstichtag gültigen und von der Europäischen Union anerkannten International Financial Reporting Standards (IFRS) sowie nach den ergänzend anzuwendenden Vorschriften des § 315e HGB auf. Der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht werden von der Geschäftsleitung aufgestellt und von einem Abschlussprüfer unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung geprüft.

Der Aufsichtsrat hat die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, mit der Prüfung des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts für das Geschäftsjahr 2022 beauftragt. Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, ist dazu verpflichtet, den Aufsichtsrat über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe unverzüglich zu unterrichten, soweit diese nicht umgehend beseitigt werden können. Daneben hat der Abschlussprüfer dem Aufsichtsrat über alle für die Aufgaben des Aufsichtsrats wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben, unverzüglich zu berichten. Der Abschlussprüfer informiert den Aufsichtsrat beziehungsweise vermerkt im Prüfungsbericht, wenn er bei Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der von Geschäftsleitung und Aufsichtsrat abgegebenen Erklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex ergeben. Mit dem Abschlussprüfer ist auch vereinbart, dass er zur Beurteilung, ob die Geschäftsleitung ihren Pflichten gemäß § 91 Absatz 2 AktG nachgekommen ist, seine Prüfung auch auf das im Unternehmen vorhandene Risikofrüherkennungssystem erstreckt. Des Weiteren hat der Abschlussprüfer das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem zu prüfen und zu beurteilen, soweit dies zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung erforderlich und zweckmäßig ist.

Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, ist seit dem Jahr 1995 Prüfungsgesellschaft für die Abschlussprüfung des Jahres- und des Konzernabschlusses der Merck KGaA. Der für die Durchführung der Abschlussprüfung verantwortliche Wirtschaftsprüfer wechselt regelmäßig. Derzeit übt Dirk Janz dieses Mandat aus. Herr Janz ist seit dem Geschäftsjahr 2020 der verantwortliche Wirtschaftsprüfer. Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, hat gegenüber dem Unternehmen erklärt, dass sie von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den europarechtlichen sowie den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften ist und ihre sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Anhaltspunkte dafür, dass die Unabhängigkeit der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, nicht hinreichend gewährleistet ist, haben sich nicht ergeben. Interessenkonflikte wurden von beiden Seiten keine festgestellt. Der Prüfungsausschuss würdigt jährlich aufgrund objektiv beurteilbarer Indikatoren die Qualität der Abschlussprüfung, einschließlich der Leistung des verantwortlichen Wirtschaftsprüfers.

Aufgrund der Pflichtrotation des Abschlussprüfers hat die Merck KGaA spätestens für das Geschäftsjahr 2024 einen anderen als ihren derzeitigen Abschlussprüfer zu bestellen. Der Aufsichtsrat der Merck KGaA hat daher im Geschäftsjahr 2019 beschlossen, die öffentliche Ausschreibung der Prüfung des Jahres- und Konzernabschlusses der Merck KGaA vorzubereiten und das Verfahren zur Abschlussprüferrotation auf freiwilliger Basis bereits für die Prüfung des Geschäftsjahres 2023 durchzuführen. Die öffentliche Ausschreibung erfolgte im Februar 2020 im Bundesanzeiger. Basierend auf dieser Ausschreibung hat der Aufsichtsrat der Merck KGaA in seiner Sitzung vom 30. Juli 2021 beschlossen, der Hauptversammlung die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, als Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss der Merck KGaA für das Geschäftsjahr 2023 zur Wahl vorzuschlagen. Die Hauptversammlung folgte am 22. April 2022 diesem Vorschlag und wählte die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, als Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss der Merck KGaA für das Geschäftsjahr 2023.

Weitere Berichte

Der zusammengefasste Lagebericht der Merck KGaA und des Merck-Konzerns enthält den Vergütungsbericht sowie eine zusammengefasste nichtfinanzielle Erklärung. Letztere fasst die nichtfinanzielle Erklärung der Merck-Gruppe nach § 315b HGB mit der nichtfinanziellen Erklärung der Merck KGaA nach § 289b HGB gemäß § 315b Absatz 1 HGB in Verbindung mit § 298 Absatz 2 HGB zusammen. Sie wird als separates Kapitel im Lagebericht gezeigt. Eine Übersicht, welche Informationen die Angaben zur zusammengefassten nichtfinanziellen Erklärung enthalten, findet sich unter Themen für die nichtfinanzielle Erklärung. Darüber hinaus publiziert Merck einen Nachhaltigkeitsbericht, der die Anforderungen des Standards der Global Reporting Initiative (GRI) erfüllt und Berichte nach den Standards Sustainability Accounting Standards Board (SASB) und Task Force on Climate-related Financial Disclosures (TCFD) enthält. Dieser ist ab dem 13. April 2023 als Online-Version auf der Website der Gesellschaft unter www.merckgroup.com/de/nachhaltigkeitsbericht/2022 abrufbar. Der Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit gemäß §§ 21, 22 des Gesetzes zur Förderung der Entgelttransparenz zwischen Frauen und Männern ist dem zusammengefassten Lagebericht als Anlage beigefügt und im Unternehmensregister veröffentlicht. Er ist unter https://www.merckgroup.com/de/investors/ corporate-governance/reports.html abrufbar.

Werte und Compliance

Grundvoraussetzung für eine verantwortungsvolle Unternehmensführung ist die Einhaltung von Gesetzen – auch Compliance genannt. Alle unsere Aktivitäten müssen weltweit Gesetzen, Regulierungen und internationalen ethischen Standards entsprechen, denn Compliance-Verstöße ziehen nicht nur mögliche Strafverfahren nach sich, sondern können auch unseren Ruf als Arbeitgeber und Geschäftspartner ernsthaft schädigen.

Unsere Konzernfunktion Group Compliance ist zuständig für die Kernthemen: Merck Verhaltenskodex, Bekämpfung von Korruption und Bestechung (inklusive Einhaltung von Bestimmungen des Gesundheitswesens, Geschäftspartnerprüfung, Transparenzberichterstattung), Geldwäschebekämpfung, Kartellrecht und Interessenkonflikte. Für diese wichtigen Compliance-Themen gelten konzernweite sowie lokale Richtlinien, Verfahren und Prozesse. So gewährleisten wir, dass unsere geschäftlichen Aktivitäten in Einklang mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und internationalen ethischen Standards stehen.

Unser Compliance-Management-System umfasst acht Kernelemente und eine kontinuierliche Beratung der Geschäftsfelder, die unser Compliance-Portfolio darstellen:

Elemente unseres Compliance-Programms

Die Elemente unseres Compliance-Programms (Infografik)

Der Grundsatz unseres Compliance-Management-Systems ist, unsere Werte gemeinsam zu leben. Hierfür setzt sich die Compliance-Abteilung ein konkretes Mandat.

Für Risikominimierung gilt ein globaler Rahmen für ethische und gesetzeskonforme Geschäftsabläufe. Wir erzielen dies durch die konkrete Identifizierung von Compliance-Risiken und -Anforderungen. Dabei werden geeignete Richtlinien und effektive Kontrollen implementiert, die die Risiken reduzieren. Auch die Mitarbeitenden liegen im Fokus unserer Zielsetzungen: Es liegt in unseren Händen. Damit stärken wir die Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht der Mitarbeitenden. Dies erfolgt durch Aufklärung der Mitarbeitenden über die geltenden Compliance-Regeln und ethischen Standards sowie über die Aufgaben der Mitarbeitenden zur Einhaltung dieser Vorgaben. Da Compliance die zweite Verteidigungslinie der Risikoabsicherung darstellt, müssen wir stets sicherstellen, worauf es ankommt. Daher implementieren und beobachten wir regelmäßig Schlüsselindikatoren zur Bewertung von Risiken und der Wirksamkeit von Kontrollen. Compliance trägt nicht nur zum Unternehmenswachstum bei, sondern schafft einen gezielten Mehrwert, indem wir die Geschäftsfelder durch die Compliance-Anforderungen navigieren und sie beratend unterstützen. Unsere Beratung berücksichtigt veränderte Geschäftsanforderungen und passt sich an sie an.

Ausgehend von einer Unternehmenskultur, die die grundlegenden Unternehmenswerte – Mut, Leistung, Verantwortung, Respekt, Integrität und Transparenz – in den Mittelpunkt unseres unternehmerischen Handelns stellt, leistet unser Verhaltenskodex (http://www.merckgroup.com/content/dam/web/corporate/non-images/company/responsibility/de/Verhaltenskodex.pdf) einen Beitrag, diese im täglichen Miteinander umzusetzen.

Mit dem Verhaltenskodex hat Merck ein Regelwerk geschaffen, das Mitarbeitenden helfen soll, verantwortungsbewusst zu handeln und in der täglichen Arbeit die richtigen Entscheidungen zu treffen. Der Verhaltenskodex alle Mitarbeitenden von Merck, in jedem Land und auf allen Ebenen unserer Organisation.

Er erläutert die Unternehmensgrundsätze für den Umgang mit Geschäftspartnern, Gesellschaftern, Kollegen, Mitarbeitenden und im Rahmen unserer gesellschaftlichen Verantwortung. Damit unterstützt er alle Mitarbeitenden, ethisch einwandfrei zu handeln – nicht nur im Umgang miteinander, sondern auch außerhalb des Unternehmens. Somit stellt der Verhaltenskodex gleichzeitig das zentrale Regelwerk unseres Compliance-Programms dar. Merck hat seinen Verhaltenskodex inhaltlich mit den Merck-Werten verknüpft und wichtige Themenfelder, darunter zum Beispiel Datenschutz, Healthcare-Compliance und Bioethik, verankert. Compliance bedeutet für Merck die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Regelungen und der in den Unternehmenswerten festgelegten ethischen Grundprinzipien. Mit dem Verhaltenskodex und den verschiedenen bereichsspezifischen Compliance-Regeln werden die Werte in die tägliche Arbeits- und Geschäftspraxis integriert. Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern (wie bspw. Kunden, Zulieferer, Distributoren, etc), dass sie diese Grundsätze akzeptieren oder eigene – vergleichbare – Grundsätze haben. Während das Lieferantenmanagement das regelkonforme Handeln der Zulieferer sicherstellt, umfasst das Geschäftspartner-Risikomanagement die Beziehungen mit vertriebsnahen Geschäftspartnern wie Distributoren oder Großhändlern.

Die Einhaltung des Verhaltenskodex wird durch die Compliance-Abteilung überwacht und durch entsprechende Monitoring- und Schulungsmaßnahmen konzernweit unterstützt. Geeignete Kontrollen und maßgeschneiderte Schulungsmaßnahmen im gesamten Unternehmen gewährleisten die Überwachung des Verhaltenskodex. Alle Mitarbeitenden ist aufgerufen, mögliche Compliance-Verstöße beim Vorgesetzten, bei der Rechts- oder Personalabteilung oder anderen Fachstellen anzusprechen oder auch über die Compliance-Hotline zu melden. In Zusammenarbeit mit der internen Revision überprüft die Compliance-Abteilung regelmäßig die Umsetzung der konzernweiten Compliance-Maßnahmen in den Landesgesellschaften. Gegenstand der Prüfungen sind regelmäßig die lokale Compliance-Struktur, die implementierten Compliance-Maßnahmen sowie das Vorhandensein entsprechender Compliance-Richtlinien und -Prozesse.

Der Group Compliance Officer ist für den Aufbau, die Unterhaltung und die Weiterentwicklung unseres weltweiten Compliance Management Systems verantwortlich und trägt mit seinem Team, bestehend aus einem globalen Compliance Center of Expertise und den Compliance-Beauftragten, durch die entsprechenden Maßnahmen unter anderem dazu bei, das Risiko schwerwiegender Compliance-Verstöße zu mindern und die Umsetzung des Compliance-Programms in ganz Merck sicher zu stellen. Unser Compliance Center of Expertise ist ein zentrales Gremium, das die Gestaltung und Weiterentwicklung unseres Compliance-Programms in allen Geschäftsbereichen und Konzernfunktionen vorantreibt.

Unser Group Compliance Officer berichtet der Geschäftsleitung und dem Prüfungsausschuss mindestens zweimal jährlich über den Status unserer Compliance-Aktivitäten, mögliche Risiken und schwerwiegende Verstöße. Wir stellen im Zuge unserer Berichtstätigkeit jährlich einen umfassenden Compliance- und Datenschutzbericht für die Geschäftsleitung zusammen. Darin informieren wir über den Stand unseres Compliance-Programms, anhaltende Verbesserungsinitiativen und Kennzahlen zu Compliance- und Datenschutzfällen. Zur Jahresmitte erscheint darüber hinaus ein Zwischenbericht, in dem wir über aktuelle Entwicklungen und den Status relevanter Projekte und Initiativen berichten.

Ein weiterer Schwerpunkt des Compliance-Programms liegt in der Sicherstellung des rechtlich und ethisch korrekten Umgangs mit medizinischen Fachkreisen und der Einhaltung der Transparenzvorgaben. Die Compliance Organisation hat zusammen mit den betroffenen Geschäftsbereichen umfangreiche Maßnahmen getroffen, um den internen Regelungsrahmen sowie die entsprechenden Prozesse zur Genehmigung und Dokumentation von Interaktionen mit Fachkreisen sicherzustellen, die eine korrekte Veröffentlichung gewährleisten. Hierbei stellen wir selbstverständlich auch die Einhaltung der jeweils gültigen Datenschutzvorgaben sicher.

Die Bedeutung von Compliance spiegelt sich auch in den Landesgesellschaften wider, die über Länderbeauftragte für die Umsetzung der Compliance-Maßnahmen sorgen. Die Compliance-Aufgaben in den Ländern und auf regionaler Ebene werden überwiegend von hauptamtlichen Compliance-Beauftragten wahrgenommen. Dadurch wird ein erhöhtes Maß an Compliance-Know-How lokal angesiedelt und den wachsenden Aufgaben in allen Unternehmensbereichen Rechnung getragen. Die Compliance-Beauftragten in den Ländern und Regionen berichten an die dedizierten Compliance-Beauftragten für die jeweiligen Unternehmensbereiche (Life Science, Healthcare und Electronics). Für die Konzernfunktionen wurde ebenfalls eine gesonderte Zuständigkeit geschaffen. Durch regelmäßige regionale und globale Compliance-Meetings wird der Informationsaustausch innerhalb der Compliance-Organisation gefördert. Hinzu kommt ein globales Konzept für sogenannte lokale Compliance-Foren und globale Compliance-Komitees, in denen relevante Compliance-Themen mit dem Senior Management diskutiert werden. Die Compliance-Foren und -Komitees sind damit wesentliche Elemente der Risikobeurteilung und Qualitätssicherung.

Für die neu hinzugekommenen Compliance-Beauftragten werden sogenannte Newcomer-Trainings durchgeführt, die dem Aufbau einer Compliance-Expertise sowie der Stärkung der Zusammenarbeit in der Compliance-Organisation dienen. Über dieses konzernweite Netzwerk wird das globale Compliance-Programm gesteuert. Die Compliance-Organisation ist zudem bei der Eingliederung von neuen Unternehmensteilen oder auch bei möglichen Veräußerungen und Erwerben in die relevanten Due-Diligence-Prozesse und die spätere Integration einer Gesellschaft eingebunden. Einen hohen Stellenwert im Rahmen des globalen Compliance-Programms nehmen die regelmäßig stattfindenden Compliance-Schulungen des Merck-Compliance-Trainingsplans ein, die sowohl in Form von webbasierten Trainings als auch in Form von Präsenzveranstaltungen stattfinden. Sie dienen dazu, Mitarbeitenden und Management durch die Vermittlung verschiedener Schulungsinhalte, insbesondere zu den Themen Verhaltenskodex, Bekämpfung von Korruption und Bestechung, Interessenskonflikte, Geldwäschebekämpfung, Kartell- und Wettbewerbsrecht sowie Compliance im Gesundheitswesen, für die Folgen von Compliance-Verstößen zu sensibilisieren und Möglichkeiten aufzuzeigen, sie zu vermeiden. Durch die Einrichtung eines zentralen Meldesystems (Compliance-Hotline) können interne Mitarbeitende und Externe Compliance-Verstöße telefonisch oder mittels einer webbasierten Anwendung in ihrer jeweiligen Landessprache melden. Die Compliance-Hotline steht als sogenannte Whistleblowing-Hotline kostenfrei und rund um die Uhr zur Verfügung. Eine zweiseitige Kommunikation ist – auch anonym – auf der Basis von Fallnummern möglich. Die eingegangenen Meldungen werden einzeln geprüft und bei Vorliegen eines Compliance-Verstoßes werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet und mithilfe konkreter Aktionspläne abgearbeitet. Falls erforderlich werden auch disziplinarische Maßnahmen getroffen, die von einer einfachen Ermahnung bis zur Entlassung des Mitarbeitenden, der einen Compliance-Verstoß begangen hat, reichen können. Zur Steuerung dieser Prozesse hat Merck ein Compliance-Case-Komitee eingerichtet. Das Compliance-Case-Komitee besteht aus leitenden Mitgliedern verschiedener Governance-Konzernfunktionen, die in die Prüfung von Compliance-Verstößen und die Einleitung von Gegenmaßnahmen eingebunden werden. Durch die gemeinsame Arbeit im Compliance-Case-Komitee lassen sich Prozesse zwischen den verschiedenen Konzernfunktionen optimal koordinieren und effizient gestalten.

Datenschutz

Der Konzerndatenschutz bei Merck ist organisatorisch in die Group Compliance-Organisation integriert. Wie gesetzlich vorgeschrieben agiert diese Abteilung unabhängig und weisungsfrei. Sie erstellt im Zuge unserer übergeordneten Compliance-Berichterstattung regelmäßige Datenschutz-Updates sowie einen regelmäßigen umfassenden Datenschutzbericht. Der Konzerndatenschutzbeauftragte verfügt dabei über ein Team von derzeit etwa 20 Mitarbeitenden, die weltweit als lokale Datenschutzbeauftragte agieren. Weltweit üben darüber hinaus weitere Personen eine lokale Datenschutzfunktion neben ihrer hauptsächlichen Tätigkeit bei Merck aus. Außerdem unterstützt ein Center of Expertise mit der Bereitstellung der Strukturen und Werkzeuge.

Unser Datenschutzmanagementsystem umfasst verschiedene Elemente in unserem Portfolio, das neben den Säulen Personen und Kommunikation steht. Das Portfolio stellt sich wie folgt dar:

Elemente unseres Datenschutzprogramms

Die Elemente unseres Datenschutzprogramms (Infografik)

Um regelkonforme Prozesse für Datenschutz sicherzustellen, hat die Datenschutzorganisation gezielt Richtlinien aufgestellt. Die Konzernrichtlinie zum Datenschutz (Group Data Privacy Policy) definiert die Standards, nach denen bei Merck Daten verarbeitet, gespeichert, genutzt und übermittelt werden. So wird ein hohes Datenschutzniveau für die Verarbeitung von Daten unserer Mitarbeitenden, Vertragspartner, Kunden und Lieferanten, Patienten, Ärzte und Teilnehmer an klinischen Studien sichergestellt. Die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten werden in einem zentralen IT-Tool vorgenommen, das auch als Grundlage für wesentliche Datenschutzprozesse dient: die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten, Festlegung der lokalen Datenschutzbeauftragten, Dokumentation von Videoüberwachungen oder Meldungen und Aufbereitung möglicher Datenschutzverstöße. Das konzernweite Datenschutzverständnis bei Merck basiert insbesondere auf der europäischen Gesetzgebung, einschließlich der Datenschutzprinzipien der seit Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Gleichzeitig werden aber auch die vor Ort geltenden Datenschutzvorschriften beachtet und lokal umgesetzt.

Risiko- und Chancenmanagement

Das systematische und verantwortungsvolle Management von Risiken und Chancen ist für Merck ein wichtiger Teil der Corporate Governance. Das unternehmensweite Risikomanagement-, Compliance und Kontrollsystem bei Merck basiert auf dem „Three-Lines of Defense“ Modell, das die auf unterschiedlichen Ebenen ineinandergreifenden Risikostrukturen und Verantwortlichkeiten beschreibt.

Auf der ersten Ebene (1st Line) werden die Tätigkeiten (einschließlich des Managements von finanziellen und nicht-finanziellen Risiken) und der Einsatz von Ressourcen unter Berücksichtigung externer und interner Vorgaben gesteuert. Risiken sollen dort verhindert beziehungsweise erfasst und reduziert werden, wo sie entstehen können, d.h. auf operativer Ebene. Risikoverantwortliche, d.h. die Leiter der Geschäftsbereiche, die Geschäftsführer der Merck-Tochtergesellschaften und die Leiter der Gruppenfunktionen etablieren Prozesse entsprechend den Vorgaben der zweiten Ebene (2nd Line), um die Identifizierung, Bewertung, Überwachung und Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominderung zu gewährleisten. Über die Leitung der Geschäftsbereiche und Gruppenfunktionen erfolgt ein regelmäßiger Austausch mit der Geschäftsleitung über geplante, tatsächliche und erwartete Ergebnisse im Zusammenhang mit den Zielen der Organisation sowie über Risiken.

Auf der zweiten Ebene (2nd Line) wird der Rahmen für die Ausgestaltung des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des Compliance-Management-Systems gesetzt, indem entsprechende Mindestvorgaben für die Governance, Systeme und Prozesse zur Anwendung auf der ersten Ebene festgelegt werden. Die spezifische Ausgestaltung dieser Governance erfolgt risikoorientiert und liegt im Ermessen der Geschäftsleitung. Die Geschäftsleitung und der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats erhalten regelmäßig Berichte über das Risikomanagement, das finanzielle interne Kontrollsystem und die Compliance. Für weitere Angaben zur Governance und der implementierten Prozesse des Risikomanagements, Compliance-Managements und finanziellen internen Kontrollsystems verweisen wir auf den „Risiko- und Chancenbericht“ sowie auf das Kapitel „Werte und Compliance“ in der Erklärung zur Unternehmensführung.

Auf dritter Ebene (3rd Line) überwacht die Gruppenfunktion Interne Revision durch unabhängige Prüfungen die Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit, Angemessenheit und Wirksamkeit der existierenden Governance und implementierten Prozesse, der internen Kontrollen sowie des Risikomanagements. Dies erfolgt im Rahmen des risikobasierten jährlichen Prüfungsplans oder in Einzelfällen im Rahmen von unterjährigen anlassbezogenen Prüfungen. Sie unterstützt die Geschäftsleitung bei der Wahrnehmung ihrer Überwachungsfunktion und berichtet direkt und unabhängig an die Geschäftsleitung. Die Unabhängigkeit der Internen Revision gewährleistet, dass sowohl Planung als auch Durchführung der Tätigkeit frei von Behinderungen und Voreingenommenheit ist sowie ungehinderter Zugang zu den erforderlichen Personen, Ressourcen und Informationen besteht. Die Leiterin der Internen Revision berichtet mindestens vierteljährlich bzw. bei Bedarf ad hoc über die Tätigkeit und Ergebnisse an die Geschäftsleitung und darüber hinaus halbjährlich an den Prüfungsausschuss. Die Interne Revision selbst wird alle fünf Jahre einer externen Qualitätsprüfung unterzogen. Eine solche Qualitätsprüfung fand im Geschäftsjahr 2022 statt.

Ergänzt wird das Modell der „Three-Lines-of-Defense“ in Bezug auf die Rechnungslegung durch die Tätigkeit des externen Abschlussprüfers. Mit dem beschriebenen „Three-Lines-of-Defense“ Modell hat die Geschäftsleitung einen Steuerungsrahmen für Merck implementiert, der auf ein angemessenes und wirksames internes Kontroll- und Risikomanagement abzielt. Die in diesem Zusammenhang umgesetzten Maßnahmen zielen ebenfalls auf die Wirksamkeit und Angemessenheit des internen Kontroll-, Compliance- und Risikomanagements ab und werden beispielsweise im Risiko- und Chancenbericht innerhalb des zusammengefassten Lageberichts erläutert. Im Rahmen der Umsetzung des „Three-Lines-of-Defense“ Modells und der gesetzlichen Rahmenbedingungen finden zudem unabhängige Überwachungen und Prüfungen statt, insbesondere durch die beschriebenen Prüfungen der Internen Revision sowie durch sonstige externe Prüfungen. Insbesondere macht die dynamische Entwicklung der Anforderungen im Bereich der nichtfinanziellen Berichterstattung und der nichtfinanziellen Risiken es erforderlich, die Überwachungssysteme für diesen Bereich in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

Relevante Gruppenfunktionen sowie verantwortliche Vertreter der Geschäftsbereiche berichteten der Geschäftsleitung im Jahr 2022 über die implementierten Kontrollsysteme. In diesem Zusammenhang wurden der Geschäftsleitung auch identifizierte Verbesserungs- und Optimierungspotenziale und entsprechende laufende Projekte dargelegt. Zuletzt gaben die einzelnen Funktionen und Geschäftsbereiche der Geschäftsleitung eine Einschätzung bezüglich der Angemessenheit und Wirksamkeit des jeweiligen Kontrollsystems, gegebenenfalls vor dem Hintergrund der empfohlenen Verbesserungsmöglichkeiten, ab. Daraus sowie aus der Befassung mit dem nicht-finanziellen internen Kontrollsystem sowie der Berichterstattung durch die Interne Revision sind der Geschäftsleitung derzeit bezogen auf den 31. Dezember 2022 bezüglich wesentlicher Belange keine Anhaltspunkte bekannt, die gegen die Angemessenheit und Wirksamkeit des Systems sprechen. Aufgrund der vielschichtigen Prozesslandschaft sowie der hohen Veränderungsgeschwindigkeit des Anforderungskatalogs an nicht-finanzielle Informationen entspricht der Reifegrad des internen Kontrollsystems im nicht-finanziellen Bereich noch nicht dem des (konzern-) rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems. Aus der regelmäßigen Befassung mit dem finanziellen internen Kontrollsystem, dem Compliance- und Risikomanagement sowie der Berichterstattung durch die Interne Revision sind der Geschäftsleitung derzeit bezogen auf den 31. Dezember 2022 bezüglich wesentlicher Belange ebenfalls keine Anhaltspunkte bekannt, die gegen die Angemessenheit und Wirksamkeit dieser Systeme sprechen.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Sämtliche Mitglieder der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrats der Merck KGaA sind im Rahmen ihrer Tätigkeit ausschließlich dem Unternehmensinteresse verpflichtet und verfolgen weder persönliche Interessen noch gewähren sie Dritten ungerechtfertigte Vorteile.

Bevor ein Geschäftsleitungsmitglied Ehrenämter oder Mandate übernimmt oder eine andere nebenberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss dies vom Personalausschuss des Gesellschafterrats der E. Merck KG genehmigt werden. Die Vorsitzende der Geschäftsleitung, Belén Garijo, und das für Finanzen zuständige Mitglied der Geschäftsleitung, Marcus Kuhnert, sind zugleich Mitglieder des Vorstands der E. Merck KG. Interessenkonflikte entstehen hierdurch jedoch keine.

Der Aufsichtsrat legt in seinem Bericht an die Hauptversammlung aufgetretene Interessenkonflikte aus den Reihen des Aufsichtsrats und ihre Behandlung offen. Berater- oder sonstige Dienstleistungs- oder Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit Merck bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Im Geschäftsjahr 2022 traten weder Interessenkonflikte auf noch existierten Berater- oder sonstige Dienstleistungs- oder Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit der Merck KGaA.

Einhaltung von Umwelt- und Sicherheitsstandards

Umweltschutz basiert bei Merck auf dem Denken in Kreisläufen und der Integration von Vorsorgemaßnahmen in die Prozess-, Verfahrens- und Produktentwicklungsplanung. Unsere Richtlinie zu Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (Environment, Health and Safety Policy) mit den Grundsätzen und Strategien für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit setzt die Leitlinien um, die nationale und internationale Verbände der chemischen Industrie in den Regeln zum verantwortlichen Handeln (Responsible Care) formuliert haben. Die vom internationalen Chemieverband (ICCA) erarbeitete Responsible Care Global Charter betont die umfassende Verantwortung für Produkte, Lieferketten und Gesellschaft. Merck hat diese erweiterte Fassung der Responsible Care Global Charter für den gesamten Konzern unterzeichnet. Sie wird von Merck auf internationaler Ebene umgesetzt. Über unsere ökologische, ökonomische und soziale Leistung berichten wir transparent nach den international anerkannten Richtlinien der Global Reporting Initiative (GRI).

  • Wir haben uns das Ziel gesetzt, bis zum Jahr 2040 einen klimaneutralen Geschäftsbetrieb entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu erreichen. Hierzu wollen wir bis 2030 unsere direkten (Scope 1) und indirekten (Scope 2) Treibhausgasemissionen im Vergleich zu 2020 um 50 % senken. Dies wollen wir vor allem durch die Verringerung prozessbedingter Emissionen, die Umsetzung von Energieeffizienzmaßnahmen und den vermehrten Bezug von Strom aus erneuerbaren Quellen erreichen. Was unsere Scope-3-Emissionen betrifft, so wollen wir die Emissionen in der gesamten Wertschöpfungskette bis 2030 um 52 % (pro Euro Wertschöpfung) senken. Im Mai 2022 wurden diese kurzfristigen Ziele für 2030 von der Science Based Targets Initiative (SBTi) genehmigt. Die unabhängige Initiative bewertet und genehmigt die Ziele von Unternehmen auf der Grundlage ihrer strengen klimawissenschaftlichen Kriterien. Mit dieser Bestätigung tragen wir dazu bei, die globale Erwärmung auf 1,5 °C zu begrenzen und entsprechen damit den Anforderungen des Pariser Abkommens.
  • Außerdem streben wir an, bis 2030 80 % unseres eingekauften Stroms durch erneuerbare Energien zu decken.
  • Darüber hinaus verfolgen wir das Ziel, den Umwelteinfluss unseres Abfalls bis 2025 um 5 % zu reduzieren (gemessen anhand unseres Merck-Waste-Score) und sowohl den Wasserverbrauch um 10 % bis 2025 zu verringern als auch die Qualität unseres Abwassers bis 2030 zu verbessern.

Wir beabsichtigen die Lost Time Injury Rate (LTIR) bis zum Jahr 2025 unter den Wert von 1 zu drücken. Zudem entwickeln wir ein globales Gesundheitskonzept für den gesamten Konzern. Eine Vielzahl von Richtlinien präzisiert, wie die Mitarbeitenden und Standorte die Grundsätze in der täglichen Arbeit berücksichtigen müssen. Die Konzernfunktion Corporate Sustainability, Quality and Trade Compliance steuert die weltweiten Aktivitäten zu Umwelt, Sicherheit und Gesundheit und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, interner Standards und der Geschäftsanforderungen innerhalb des gesamten Unternehmens. Auf diese Weise werden konzernweit Risiken minimiert und kontinuierliche Verbesserungen in den Bereichen Umwelt, Gesundheit, Sicherheit und Qualität gefördert. In regelmäßigen Abständen werden zudem Berichte zur unternehmerischen Verantwortung veröffentlicht.

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