Jeder Mitarbeiter ist aufgerufen, Compliance-Verstöße beim Vorgesetzten, der Rechts- oder Personalabteilung oder anderen Fachstellen anzusprechen. Durch Einrichtung eines zentralen Meldesystems („Speak-up-line“) können Mitarbeiter Compliance-Verstöße telefonisch oder mittels webbasierter Anwendung melden – auch anonym. Die eingegangenen Meldungen werden vom GCO geprüft, bei Vorliegen eines Compliance-Verstoßes werden entsprechende korrigierende Maßnahmen eingeleitet und mit Hilfe konkreter Aktionspläne abgearbeitet. Falls erforderlich, werden auch disziplinarische Maßnahmen getroffen, welche von einer einfachen Ermahnung bis zur Entlassung des Mitarbeiters, der einen Compliance-Verstoß begangen hat, reichen können.
In den Jahren 2009 bzw. 2010 gingen 14 bzw. 21 Compliance-relevante Meldungen über die Speak-up-Line ein. In jeweils drei Fällen bestätigte sich der Vorwurf eines Verstoßes gegen unsere Verhaltensregeln. Dies führte zur Entlassung von zwei Mitarbeitern und zu arbeitsrechtlichen
Maßnahmen gegen vier andere Mitarbeiter.
Im Zusammenhang mit den im Berichtszeitraum eingegangenen Meldungen wurden die Kontroll- und Überwachungsprozesse analysiert, Schulungen und Prozessoptimierungen angestoßen und risikominimierende Maßnahmen ergriffen. So haben wir 2010 damit begonnen, unser
„Compliance Risk Monitoring & Reporting“-System zu verbessern, indem wir ein Konzept für die Compliance-interne Risikoanalyse und -bewertung erstellt haben. Dieses System soll im Jahr 2011 implementiert werden. Als Muster für die Implementierung eines Compliance-Rahmens in den Landesgesellschaften wurde ein exemplarisches Compliance-Programm konzipiert, welches grundlegende organisatorische und systemische Anforderungen an die lokalen Einheiten stellt. Mit der Implementierung soll 2011 begonnen werden.
